Versatile AI Risk Assessment
Dokumente und Sachbearbeitung

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

Englisch: Intelligent document processing (IDP)

Das System liest Schreiben, Rechnungen und Formulare, ordnet sie der zuständigen Stelle zu und überträgt die Angaben ins Fachverfahren.

Interaktives Modell erkunden

Handout exportieren

Eine kompakte PDF mit Funktionsweise, Datenwegen und Prüfansätzen zum Weitergeben.

Die Erläuterungen und Maßnahmen beschreiben den typischen Aufbau. Viele eigene Änderungen ergänzen einen Anhang.

Den Anwendungsfall verstehen

Was macht diesen Anwendungsfall aus?

Behörden und ein Versicherer nutzen solche Systeme für Posteingang, Anträge und Rechnungen.

Die Seite beschreibt einen typischen Aufbau. Die tatsächlichen Datenwege und Befugnisse ergeben sich aus Ihrer Umsetzung.

Bauform
Auswertung und Verarbeitung
Handlungsmacht
Handlungsrechte je nach Einbindung
Einsatzfelder
öffentliche Verwaltung, Versicherungen, Rechnungswesen
Auch bekannt als
Posteingangsverarbeitung, Belegerfassung, Posteingangsklassifikation, OCR mit Datenextraktion

Funktionsweise und Ablauf

Aufbau und Datenwege

  1. Eingabedaten

    Schreiben, Rechnungen und Formulare kommen als Scan, PDF oder E-Mail-Anhang an.

    Schreiben, Rechnungen und Anträge verfassen Außenstehende. Layoutmodelle werten Bild und Text eines Scans gemeinsam aus; reine Texterkennung tut das nicht.

  2. Verarbeitung

    Eine Texterkennung (OCR) liest das Dokument, und ein lernendes Modell bestimmt die Dokumentart und zieht die benötigten Felder heraus.

    Die Verarbeitung verbindet je nach Dokumenttyp Texterkennung, Klassifikation und die Extraktion einzelner Felder. So wird etwa ein Rechnungsbetrag einem festgelegten Datenfeld zugeordnet. Nachgelagerte Prüfregeln können Vollständigkeit und Format prüfen; die Übernahme in ein Fachverfahren ist ein eigener Integrationsschritt.

  3. Ergebnisse

    Dokumentart und Felder landen als Datensatz im System, unsichere Angaben sind markiert.

    Das Ergebnis beschreibt die definierte Modellaufgabe. Ein Treffer, eine Kategorie oder eine Prognose erhält seine fachliche Bedeutung erst zusammen mit den zugrunde liegenden Daten und dem vorgesehenen Verwendungszweck.

  4. Nutzung und Auswirkungen

    Der Datensatz geht an die zuständige Stelle oder ins Fachverfahren und kann dort Zahlungen, Fristen oder Bescheide vorbereiten.

    Die Einbindung bestimmt, ob das Ergebnis lediglich angezeigt, nach Freigabe übernommen oder direkt in ein Fachverfahren geschrieben wird. Diese Varianten unterscheiden sich in ihren Datenwegen und Befugnissen.

Aufbau aktiv erkunden: Wählen Sie einen Baustein, um seine Aufgabe, die ein- und ausgehenden Daten und die Einbindung im Anwendungsfall zu sehen. Der geführte Ablauf erläutert jede Phase. Mit Ja, Offen und Nein können Sie anschließend Ihre konkrete Systemvariante abbilden.

So ist das System aufgebaut

8 zuerst zu prüfen16 zu klären6 Grundlagen

EingangVerarbeitungErgebnisWirkung Zugangvon außen 05 Eingabe 41 InhalteDritter 00 KI-Modell 05 Dienst einesAnbieters 11 Dokumenten-sammlung 00 Gedächtnis 00 Training undRückmeldung 11 WeitereKI-Agenten 00 Werkzeuge undSchnittstellen 00 Ergebnis 11 Fachanwendungoder Anlage 01 Mensch 10 BetroffenePerson 00 KI-Diensteohne Freigabe 01 Zugangvon außen 05 Eingabe 41 InhalteDritter 00 KI-Modell 05 Dienst einesAnbieters 11 Dokumenten-sammlung 00 Gedächtnis 00 Training undRückmeldung 11 WeitereKI-Agenten 00 Werkzeuge undSchnittstellen 00 Ergebnis 11 Fachanwendungoder Anlage 01 Mensch 10 BetroffenePerson 00 KI-Diensteohne Freigabe 01
  • Vorhanden
  • Hängt von Ihrem System ab
  • Nicht vorhanden
  • Zuerst zu prüfen
  • Zu klären

Im gezeigten Aufbau: 8 zuerst zu prüfen, 16 zu klären, 6 Grundlagen.

Aufbau als Liste

Abgrenzung zu ähnlichen Anwendungsfällen

Daten und Informationen

Eingabedaten und Informationsquellen

Schreiben, Rechnungen und Anträge verfassen Außenstehende. Anträge, Verträge und Briefe nennen Namen, Anschriften und Aktenzeichen.

Verarbeitung und Betriebsumgebung

Texterkennung und Extraktionsmodell stammen in der Regel von einem Anbieter.

Speicherung und weitere Nutzung

Manche Betreiber trainieren die Erkennung mit eigenen Dokumenten nach, andere nutzen das Modell unverändert. Korrekturen der Sachbearbeitung können als neue Lernbeispiele zurückfließen.

Ergebnisse und Datenweitergabe

Je nach Einbindung legt das System Datensätze im Fachverfahren selbst an oder schlägt sie nur zur Freigabe vor. Bei einem Clouddienst verlassen die Dokumente die eigene Umgebung.

Ein eingebundener Anbieter legt den Verarbeitungsort nicht automatisch fest. Speicherort, Unterauftragnehmer, Löschfristen und die Nutzung für Training sind im konkreten Betrieb zu prüfen.

Risiken einordnen und Maßnahmen festlegen

Vom Systemverständnis zur Risikoanalyse

  1. System abgrenzen

    Daten, Beteiligte, Schnittstellen und Rechte erfassen. Offene Merkmale im Modell klären.

  2. Bedrohungen untersuchen

    Prüfkandidaten auf die tatsächlichen Datenwege beziehen: Was könnte passieren und wer wäre betroffen?

  3. Risiko bewerten

    Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeit im Einsatzkontext bewerten. Die Anzahl der Prüfkandidaten ist kein Risikowert.

  4. Maßnahmen nachweisen

    Geeignete Kontrollen auswählen, Verantwortliche und Wirksamkeitsprüfungen festlegen. Restrisiken und Freigaben dokumentieren.

Wichtige Bedrohungen im Anwendungskontext

  • 3 besonders wichtig
  • 5 üblich
  • 16 je nach System
  • 6 weitere bei jedem KI-System

Insgesamt kommen bei diesem Anwendungsfall 30 Bedrohungen aus dem Bedrohungskatalog infrage.

Vorrangige Prüfansätze

  1. Adversariale Eingaben

    Wer ein Dokument einreicht, bestimmt seinen Inhalt. Eine präparierte Rechnung kann so eine falsche Kontoverbindung in den Datensatz bringen.

  2. Unsicherer Umgang mit Modellausgaben

    Die ausgelesenen Felder gehen direkt ins Fachverfahren. Übernimmt es sie ungeprüft, lösen falsche Beträge oder Aktenzeichen dort Zahlungen oder Fristen aus.

  3. Übermäßiges Vertrauen in das KI-System

    Wer täglich viele erkannte Datensätze freigibt, schaut irgendwann nur noch flüchtig hin. Ein falscher Betrag oder eine falsche Zuordnung fällt dann nicht mehr auf.

5 weitere Prüfkandidaten im typischen Aufbau

Weitere relevante Bedrohungen

  1. Gezielte Datenvergiftung / Label-Vergiftung

    Wer die Kennzeichnungen in den Trainingsdaten fälscht, kann die Ergebnisse des Modells gezielt verschieben.

    Steht hier wegen dieser Eigenschaft

    • Lernt aus Beispielen mit richtiger Antwort
  2. Backdoor im ML-Modell

    Über Trainingsdaten oder ein übernommenes Grundmodell kann das Modell versteckte Auslöser für Fehlverhalten enthalten.

    Steht hier wegen dieser Eigenschaft

    • Nutzt ein Modell eines anderen Anbieters
  3. Privacy-Angriffe

    Mit gezielten Abfragen lassen sich personenbezogene und schutzbedürftige Trainingsdaten teilweise aus dem Modell zurückgewinnen.

    Steht hier wegen dieser Eigenschaften

    • Verarbeitet personenbezogene Daten
    • Verarbeitet vertrauliche Daten
  4. Offenlegung sensibler Informationen

    Vertrauliche Inhalte können in Antworten, im mitgegebenen Kontext oder in Protokollen auftauchen.

    Steht hier wegen dieser Eigenschaften

    • Verarbeitet personenbezogene Daten
    • Verarbeitet vertrauliche Daten
  5. Exfiltration aus der ML-Anwendung

    Schutzbedürftige Daten können über Werkzeuge, Netzverbindungen, Speicher oder Innentäter abfließen.

    Steht hier wegen dieser Eigenschaft

    • Verarbeitet vertrauliche Daten

Je nach Aufbau Ihres Systems kommen bis zu 16 weitere hinzu. Neun Bedrohungen prüfen Sie bei jedem KI-System. Drei davon sind hier besonders wichtig und stehen deshalb oben.

Systemmerkmale und offene Fragen

Jedes Ja setzt weitere Bedrohungen auf Ihre Prüfliste, insgesamt bis zu 16. Können Sie eine Frage noch nicht beantworten, prüfen Sie die Bedrohungen mit.

Wie viele Bedrohungen bei Ja hinzukommen
  • Kommt mit diesem Ja hinzu
  • Braucht zusätzlich ein Ja auf eine andere Frage

Wie Ihr System gebaut ist

  1. Führt Aufträge in normaler Sprache aus5 Bedrohungen
  2. Schreibt eigene Texte2 Bedrohungen, 1 weitere nur zusammen mit weiteren Merkmalen
  3. Verarbeitet Text, Bild und Sprache gemeinsam2 Bedrohungen
  4. Lernt aus Ihren eigenen Daten1 Bedrohung, 1 weitere nur zusammen mit weiteren Merkmalen
  5. Verändert Daten oder löst Vorgänge aus1 Bedrohung
  6. Verwertet Rückmeldungen aus dem Betrieb1 Bedrohung

Wie Sie das System betreiben

  1. Ist für Menschen außerhalb der Organisation nutzbar5 Bedrohungen
  2. Nimmt Anfragen direkt über eine Schnittstelle an4 Bedrohungen, 1 weitere nur zusammen mit weiteren Merkmalen
  3. Ist über ein Netzwerk erreichbar2 Bedrohungen, 1 weitere nur zusammen mit weiteren Merkmalen
  4. Verursacht mit jeder Anfrage Kosten1 Bedrohung
  5. Teilt Rechenleistung mit anderen Kunden oder Anwendungen1 Bedrohung
  6. Neben KI-Diensten ohne Freigabe im Einsatz1 Bedrohung

Wie Ihr System gebaut ist

Kann das System selbst etwas verändern, etwa Daten speichern, Nachrichten senden, Buchungen auslösen oder Rechte vergeben?

Je nach Einbindung legt das System Datensätze im Fachverfahren selbst an oder schlägt sie nur zur Freigabe vor.

Wenn ja, kommt hinzu

Trainiert oder verfeinert Ihre Organisation das Modell selbst mit eigenen Daten?

Manche Betreiber trainieren die Erkennung mit eigenen Dokumenten nach, andere nutzen das Modell unverändert.

Wenn ja, kommt hinzu

Fließen Rückmeldungen oder Ergebnisse aus dem Betrieb später in Auswertung oder Training ein?

Korrekturen der Sachbearbeitung können als neue Lernbeispiele zurückfließen.

Wenn ja, kommt hinzu

Verarbeitet das System mehrere Arten von Eingaben zusammen, etwa Text mit Bild oder Sprache?

Layoutmodelle werten Bild und Text eines Scans gemeinsam aus; reine Texterkennung tut das nicht.

Wenn ja, kommt hinzu

Wie Sie das System betreiben

Diese Fragen stellen sich bei fast jedem KI-System.

Maßnahmen und Umsetzung

Maßnahmen zu den Prüfschwerpunkten sind direkt geöffnet. Die verlinkten Maßnahmen erläutern jeweils die Umsetzung.

Maßnahmen gegen die übrigen Bedrohungen finden Sie auf deren Seiten im Bedrohungskatalog.

Vorschriften der KI-Verordnung

Wann die Vorschriften der KI-Verordnung gelten
  1. Art. 4: KI-Kompetenz

    Für jedes KI-System Gilt seit dem 2. Februar 2025.

  2. Art. 53 Abs. 1 Buchst. b, Anhang XII: Eingebautes Allzweckmodell

    Je nach Einsatz Prüfanlass seit dem 2. August 2025.

  3. Anhang III Nr. 5 Buchst. a: Öffentliche Unterstützungsleistungen

    Je nach Einsatz Prüfanlass ab dem 2. Dezember 2027.

  4. Anhang III Nr. 5 Buchst. b: Kreditwürdigkeit

    Je nach Einsatz Prüfanlass ab dem 2. Dezember 2027.

Gilt für jedes KI-System

Art. 4: KI-Kompetenz

Greift, wenn Beschäftigte oder Beauftragte KI-Systeme betreiben oder nutzen.

Gilt seit dem 2. Februar 2025.

Pflichten und Einzelheiten zu Art. 4: KI-Kompetenz
Wer die Pflichten trägt
Anbieter, Betreiber, Produkthersteller, Anbieter eines KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck

Die Pflichten im Einzelnen

Kann bei bestimmtem Einsatz greifen

Anhang III Nr. 5 Buchst. a: Öffentliche Unterstützungsleistungen

Greift, wenn eine Behörde die ausgelesenen Angaben nutzt, um über öffentliche Leistungen zu entscheiden, etwa im Jobcenter.

Gilt ab dem 2. Dezember 2027.

Pflichten und Einzelheiten zu Anhang III Nr. 5 Buchst. a: Öffentliche Unterstützungsleistungen
Allgemein lautet die Bedingung
Greift, wenn Behörden oder Stellen in ihrem Auftrag mit dem System prüfen, ob jemand Anspruch auf öffentliche Leistungen und Dienste hat, oder diese gewähren, kürzen oder zurückfordern.
Wer die Pflichten trägt
Anbieter, Betreiber, Produkthersteller

Die Pflichten im Einzelnen

Anhang III Nr. 5 Buchst. b: Kreditwürdigkeit

Greift, wenn ausgelesene Unterlagen direkt in die Bewertung der Kreditwürdigkeit einer Person einfließen.

Gilt ab dem 2. Dezember 2027.

Pflichten und Einzelheiten zu Anhang III Nr. 5 Buchst. b: Kreditwürdigkeit
Allgemein lautet die Bedingung
Greift, wenn das System die Kreditwürdigkeit von Personen bewertet oder ihren Kreditscore ermittelt.
Ausnahme
Systeme, die Finanzbetrug aufdecken sollen.
Wer die Pflichten trägt
Anbieter, Betreiber, Produkthersteller

Die Pflichten im Einzelnen

Art. 53 Abs. 1 Buchst. b, Anhang XII: Eingebautes Allzweckmodell

Greift, wenn ein großes Sprachmodell oder ein anderes Allzweckmodell eines fremden Anbieters die Angaben ausliest.

Gilt seit dem 2. August 2025.

Pflichten und Einzelheiten zu Art. 53 Abs. 1 Buchst. b, Anhang XII: Eingebautes Allzweckmodell
Allgemein lautet die Bedingung
Greift, wenn ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck eines anderen Anbieters eingebaut ist, etwa ein großes Sprachmodell.
Zu beachten
Die Pflichten für das Modell trägt dessen Anbieter. Er muss Ihnen die Informationen nach Anhang XII geben; nutzen Sie sie für Ihre eigene Dokumentation.
Wer die Pflichten trägt
Anbieter eines KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck

Die Pflichten im Einzelnen

Greift in der Regel nicht

Art. 50 Abs. 2: Kennzeichnung künstlich erzeugter Inhalte

Das System gibt nur Angaben aus vorhandenen Dokumenten wieder und erzeugt keine neuen Inhalte. Das gilt in der Regel auch, wenn ein Sprachmodell die Felder ausliest.

Pflichten und Einzelheiten zu Art. 50 Abs. 2: Kennzeichnung künstlich erzeugter Inhalte
Allgemein lautet die Bedingung
Greift, wenn das System künstliche Texte, Bilder, Töne oder Videos erzeugt.
Ausnahme
Ausgenommen ist unter anderem eine übliche Hilfe beim Bearbeiten, die Eingaben oder ihre Bedeutung nicht wesentlich verändert.
Zu beachten
Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf den Markt kamen, müssen bis zum 2. Dezember 2026 nachgerüstet werden.
Wer die Pflichten trägt
Anbieter, Produkthersteller, Anbieter eines KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck

Die Pflichten im Einzelnen

Ihr System im Schnellprüfer einordnen Alle Pflichten im Pflichtenkompass

Übergreifende Bedrohungen

Diese Bedrohungen prüfen Sie bei jedem KI-System, egal wofür es eingesetzt wird.

Warum diese Bedrohungen immer dazugehören

Abweichende Systemmerkmale

14 weitere Fragen ansehen

Trifft eine dieser Fragen bei Ihrem System doch zu, kommen die genannten Bedrohungen hinzu.

Quellen

Verwandte Anwendungsfälle

Ebenfalls im Einsatzgebiet Dokumente und Sachbearbeitung

Oft zusammen eingesetzt mit

Stand: 30. September 2026. Regelwerk der Prüfliste in Fassung 0.3.2, Bedrohungskatalog in Fassung 2026.10.24.2. Wie diese Seiten aufgebaut sind