Die KI-Verordnung in der Verwaltung umsetzen

Was gilt für Behörden zusätzlich zu den Betreiberpflichten?

Drei Punkte. Erstens die Registrierung in der EU-Datenbank vor der Inbetriebnahme eines Systems nach Anhang III. Zweitens die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27, die den in der Vorschrift benannten Kreis trifft und dort vor allem öffentliche Stellen. Drittens bei nachträglicher biometrischer Fernidentifizierung die Genehmigung durch eine Justiz- oder Verwaltungsbehörde.

Pflicht

Art. 26 Abs. 8, Registrierung als Behörde

Pflicht

Art. 27, Grundrechte-Folgenabschätzung

Bis wann müssen unsere Bestandssysteme die Anforderungen erfüllen?

Bis zum 2. August 2030. Anders als in der Privatwirtschaft, wo Bestandssysteme erst bei einer wesentlichen Änderung erfasst werden, gilt für Systeme, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden, eine feste Frist. Ein Umsetzungsplan je Bestandssystem mit Meilensteinen ist der übliche Nachweis.

Pflicht

Art. 111 Abs. 2 Satz 2, Behördensysteme bis 2030

Nachweis

Umsetzungsplan je Bestandssystem mit Meilensteinen

Wie registrieren wir ein System in der EU-Datenbank?

Vor der Inbetriebnahme registriert sich die Behörde selbst und trägt das System ein. Die Registrierung ist zugleich eine Vorprüfung: Fehlt der Eintrag des Anbieters, ist das ein belastbares Signal, dass die Beschaffung noch nicht abgeschlossen sein sollte.

Pflicht

Art. 26 Abs. 8, Registrierung vor der Inbetriebnahme

Was gilt bei nachträglicher biometrischer Fernidentifizierung?

Wer sie im Rahmen von Ermittlungen einsetzt, beantragt vorab oder unverzüglich, spätestens binnen 48 Stunden, die Genehmigung einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde. Entscheidend ist ein Verfahren, das die 48 Stunden auch nachts und am Wochenende einhält. Dazu kommt ein Jahresbericht an die Marktüberwachungs- und die Datenschutzbehörde.

Pflicht

Art. 26 Abs. 10, Genehmigung binnen 48 Stunden

Müssen wir die Beschäftigten und ihre Vertretung informieren?

Ja, vorab, wenn ein Hochrisiko-System am Arbeitsplatz eingesetzt wird, nach Art. 26 Abs. 7. Betroffene Personen sind nach Art. 26 Abs. 11 zu informieren, und zwar an der Stelle, an der die Entscheidung fällt. Ein Hinweis in einer allgemeinen Erklärung erreicht sie in der Regel nicht.

Pflicht

Art. 26 Abs. 7, Beschäftigte vorab informieren

Pflicht

Art. 26 Abs. 11, betroffene Personen informieren

Dürfen wir die kostenlose Fassung in der Verwaltung nutzen?

In aller Regel nicht. Die Lizenz der Community Edition erlaubt allgemeine Behörden- oder Verwaltungstätigkeit nur, soweit sie selbst zulässige nichtkommerzielle Bildung oder wissenschaftliche Forschung darstellt. Für die laufende Verwaltungsarbeit ist die Professional-Fassung die richtige. Die drei Einzelmodule stehen für die erste Orientierung offen.

Fassung

Fassungen und Preise

Wie fangen wir mit einem einzelnen System an?

Mit dem Schnellprüfer für die erste Einordnung, danach mit der Anwendung für Rolle, Risikoklasse, Bedrohungen und Maßnahmen. Der Bericht hält Kopfdaten, jeden Prüfschritt mit Ergebnis, Begründung und Beleg sowie die offenen Punkte fest und ist damit der Nachweis für die Akte.

Werkzeug

Schnellprüfer in vier Abschnitten

Was leistet die Anwendung für die Verwaltung ausdrücklich nicht?

Sie registriert nichts in der EU-Datenbank und stellt keinen Antrag. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung des Einzelfalls. Sie führt kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und ersetzt keine Verfahrensakte. Und sie trifft keine Entscheidung über eine Beschaffung.